Корпоративная соцсеть. Обзор корпоративных социальных сетей: сравниваем возможности и функционал

Зачем нужна корпоративная социальная сеть

Формально, социальная сеть – это интерактивный веб-сайт, который доступен для использования зарегистрированными на нем пользователями, они наполняют такой самостоятельно. При этом социальная сеть является автоматизированным программным комплексом, который используется, в первую очередь, для коммуникации между пользователями.

– это внутренний портал корпорации, регистрация на котором доступна только для сотрудников, является одним из инструментов формирования корпоративной культуры организации, а также используется для повышения уровня взаимодействия между сотрудниками и отделами корпорации.

В противовес использованию открытых социальных сетей (в том числе корпоративных аккаунтов, групп, страниц и т.п.) внутренние системы позволяют создавать повышенный уровень доверительных отношений в коллективе, использовать сетевой капитал, а также формировать условия для распределенной работы над групповыми проектами внутри корпорации. Также в корпоративных социальных сетях ведутся обсуждения текущего положения дел, открываются страницы сотрудников с возможностью публикации записей, фактов и т.п.

Основные возможности корпоративных социальных сетей

Внутрикорпоративные социальные сети

	Возможности	Характеристика
	Экономия ресурсов	Повышение эффективности использования трудовых, информационных и временных ресурсов.
	Снижение внутренних издержек	Происходит за счет организации веб-конференций, даже если сотрудники территориально распределены, предоставления доступа к экспертным знаниям и опыту профессионалов, которые работают в компании.
	Ускорение передачи информации	За счет информационных рассылок, объявлений, анонсов и прочих возможностей, которые реализуются в программном комплексе.
	Экономия времени сотрудников	Большая часть информации может быть представлена в разделе "Помощь" для разных подразделений.
	Возможность работы с внешней аудиторией	Если реализована возможность представления информации для внешней аудитории через блоги и аккаунты сотрудников, повышается эффективность работы корпорации, прозрачность для внешней целевой аудитории.
	Эффективная обратная связь	Быстро выявляются проблемы, решаются оперативные задачи, реализуются управленческие решения. Дополнительные разъяснения для сотрудниках о решениях и политике руководства компании.
	Усиление сплоченности коллектива и вовлеченности сотрудников	Работники лучше узнают друг друга, расширяются горизонтальные связи между отделами. Повышается заинтересованность в результатах труда. Широкие возможности для межличностного общения, сплочения команды. Вносится элемент позитивного живого общения.
	Кадровые вопросы	Поиск экспертов среди сотрудников компании, выявление кадрового резерва, организация обучения и повышения квалификации.

Вместе с тем, следует учитывать ряд недостатков:

"Размывается" организационное видение.
Повышается количество времени, которое уходит на обсуждение, что негативно влияет на эффективность работы при решении малозначимых вопросов.
Появление эмоциональных споров по мелочам и решенным ранее вопросам.
Появление неформальных лидеров и популистов в избыточном количестве.

Открытые – полный доступ ко всей информации сотрудников, кроме явно закрытой, личных данных и т.п. Сторонний пользователь, хотя и не может регистрироваться в такой сети, может просматривать всю доступную информацию. Закрытыми остаются только личная переписка и непубликуемые в открытый доступ данные.
Закрытый – доступ к информации в социальной сети имеют только сотрудники корпорации и ограниченный круг лиц. Обычно имеют только веб-интерфейс входа, либо могут располагаться на корпоративном домене в закрытом разделе или на поддомене.
Смешанный – наиболее прагматичный вариант организации корпоративной социальной сети, когда явно разграничивается информация для внутренней и внешней аудитории.

В любом случае, корпоративная социальная сеть создается для повышения эффективности работы сотрудников корпорации, формирования , улучшения качества услуг и производимой продукции, развития организационной культуры, оптимизации взаимодействия подразделений и сотрудников, повышения эффективности бизнес-процессов и иных аналогичных целей.

Особым видом корпоративной социальной сети является внутренняя сеть компании, она отличается ее целевой ориентацией на конкретную задачу: формирование и развитие HR-бренда компании. Такой подход в перспективе позволит экономить на подборе новых сотрудников, сократить текучесть кадров, сформировать набор уникальных преференций (социальных, финансовых, психологических) работникам, которые компания предоставляет своим работникам и ради которых в ней стоит трудиться.

Главная задача внутренней социальной сети корпорации – доведение до сотрудников ценностей компании, предоставляемых возможностей и создание способов взаимодействия в процессе работы.

Следует отметить, что это инструмент преимущественно используется кадровыми службами корпораций, а также отделами развития персонала и т.п. Вместе с тем, коммуникация в рамках корпоративной внутренней социальной сети выходит далеко за пределы функций и задач кадровых служб. С другой стороны, такой целостный подход к организации внутренних коммуникаций в компании позволяет эффективно взаимодействовать с целевой аудиторией, которой выступают сотрудники корпорации.

Крупные предприятия сталкиваются со сложностью формирования сильного , поскольку информация о работодателе может быть противоречивой и не всегда достоверной. Внутренняя социальная сеть позволяет в значительной степени формировать поток положительной информации о работодателе среди работающих там людей, а за пределами своей работы они распространяют эту информацию среди потенциальных сотрудников по каналам "сарафанного радио".

Внутренняя социальная сеть корпорации может стать хорошим инструментом формирования корпоративной культуры и HR-бренда работодателя.

При этом методика работы будет аналогичной, как при : взаимодействие с целевой аудиторией, баланс ценностей и потребностей, формирование ожиданий от компании-работодателя.

Целевая аудитория HR-бренда через призму внутренней социальной сети корпорации включает руководителей, управляющих, специалистов, рабочих, выпускников вузов и т.д. Ценности и ожидания в полной мере соответствуют концепции HR-брендинга.

Отдельно следует отметить, что внутренняя социальная сеть может использоваться для оперативного информирования всех сотрудников о том или ином мероприятии, о введении новых стандартов, запуске бизнес-процесса и других важных вехах в жизни компании.

Логично, что для международных компаний внутренние социальные сети становятся еще более важным инструментом, так как подразделения находятся в разных странах, а экономия времени на распространение важной информации до всех сотрудников будет значительной.

Использование корпоративных социальных сетей в HR-брендинге

Традиционно считается, что формирование бренда работодателя – это одно из направлений деятельности отделов кадров или маркетинга. Однако, в корпорации все подразделения в большей или меньшей степени участвуют в работе по формированию бренда привлекательного работодателя, а координируется она специалистами по формированию HR-бренда работодателя, обычно и относящимися к кадровой службе или отделу маркетинга. Вопрос создания и управления имиджем на рынке труда решается с помощью технических средств коммуникаций, одно из которых внутрикорпоративные социальные сети.

Социальные сети, объединяющие в Интернете людей с общими интересами, желанием установить новые дружеские связи или укрепить старые, выучить язык или решить проблемы карьерного роста, стали неотъемлемой частью нашей жизни. Многие компании уже могут похвастаться тем, что им удалось использовать эти технологии на благо организации.

С одной стороны, представляет собой автоматизированную социальную среду, позволяющую общаться группе пользователей, объединенных общим интересом, а с другой стороны, прекрасно поддерживает стратегию в области работы с персоналом.

Благодаря наличию возможности оперативного доступа к информации менеджмент через корпоративную социальную сеть может говорить работникам:

сосредоточьтесь на новых технологиях и решениях с высоким потенциалом;
обеспечивайте клиентам инновационные решения;
станьте главной силой нашей компании.

Ориентация на успех компании и клиентов.
Инновации, ценности и польза для всех.
Доверие и ответственность.

Корпоративная социальная сеть должна повторять и индивидуальные ценности компании, при этом открывать новые каналы коммуникации, создавая уникальную коммуникационную среду, которая поощряет сотрудников к участию в дискуссиях, обмену вопросами, продвижению идей и оценке событий в компании. В результате достигается следующий результат: повышение информированности, продуктивности и ощущения причастности персонала к миссии организации.

Внедрение социальных сетей и других веб-инструментов в корпоративный бизнес-процесс – очевидная для любой компании тенденция последних лет.

Корпоративные социальные сети позволяют пользователям перейти от индивидуального общения к построению групповых отношений с целевыми аудиториями. При этом надо отметить, что не только работники компании, но и другие люди, интересующиеся делами корпорации, хотят иметь возможность общаться с представителями компании, которые:

являются экспертами по интересующим их вопросам;
являются специалистами в необходимой им профессиональной области;
уполномочены дать обратную связь и т.д.

Отметим, что внутренние корпоративные сети позволяют привлекать и удерживать талантливых кандидатов, предоставляя им среду для творчества. Сегодня для повышения вовлеченности персонала во внутренние задачи компании недостаточно делать электронную новостную рассылку раз в неделю. Традиционные односторонние информационные инструменты в корпорации необходимо заменять видеоматериалами, вебинарами, блогами, мобильными приложениями, форумами и т.д.

Особо следует уделить внимание вопросам безопасности при распространении информации, однако нужно учитывать, что построение социальной сети невозможно без доверия корпорации каждому работнику и личной ответственности сотрудника всегда и во всем.

Для крупной компании важны следующие вопросы:

межкультурное понимание;
предоставление равных возможностей в коммуникациях персонала, например, в корпоративной социальной сети каждому сотруднику предоставлено право вести личный блог, либо это же можно реализовать через веб-портал компании;
соблюдение баланса работы и жизни собственная социальная сеть позволяет сотрудникам компании по-новому взаимодействовать друг с другом и не только делиться профессиональной информацией, но и обмениваться личным жизненным опытом.

Наличие соответствующей корпоративной культуры и собственной социальной сети положительно влияют на имидж компании на рынке труда. Если компания хочет сделать свой бренд узнаваемым на рынке труда, то недостаточно просто проинформировать целевую аудиторию о наличии HR-бренда. Для его создания и в дальнейшем для управления им требуется многогранный и скоординированный план коммуникаций с множеством потенциальных пользователей, слушателей, зрителей и т.д. План работы над должен учитывать все требования, предъявляемые к коммуникациям, как с внешней, так и с внутренней аудиторией.

Внешняя аудитория (возможные сотрудники). Только правильно выбранные каналы коммуникации позволят привлечь профессионалов и специалистов, способных достигать необходимых бизнес – результатов.

Внутренняя аудитория (персонал, работающий в компании). В этом случае каналы коммуникаций учитывают не только технические возможности для связи, но и множество дополнительных задач: потребности в развитии карьеры, ориентацию новых сотрудников, поиск работы в других филиалах, участие в программах развития персонала, в том числе и за счет создания новых проектов.

Основные результаты и преимущества использования внутренних корпоративных социальных сетей в компании

Основные результаты внедрения корпоративной социальной сети в компании:

Эффективность коммуникаций в корпорации обеспечивает следующие преимущества:

Многообразие методов взаимодействия персонала привлекает и сохраняет кадровый потенциал и делает компанию привлекательным работодателем.
Разнообразие инструментов коммуникаций дает сотрудникам не только уверенность в том, что они будут услышаны, но и чувство принадлежности к развитию компании, что, в свою очередь, позитивно влияет на производительность их труда.
Технологии коммуникаций – это не только некая связь между рабочими местами в компании, но и связь с рынком труда. Персонал компании должен позитивно выделяться в глазах клиента компании. Кому-то может показаться, что работодатели по своей сути выглядят одинаково в представлении потенциальных кандидатов, но компания стремимся донести до них, в чем ее отличие от своих конкурентов.

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

| 27.02.2014

По оценкам различных источников, в среднем за месяц каждый сотрудник тратит около 12 часов на личное общение в социальных сетях. Можно запретить к ним доступ с рабочих мест, ограничить время посещения для некоторых групп, а можно взять лучшее, что имеют в своем инструментарии социальные сети, и удовлетворить потребность работников в виртуальном общении.

Кто-то скажет, что у нас есть корпоративный портал и зачем нам что то еще. Давайте посмотрим, что такое корпоративный портал? Это внутренний сайт компании, объединяющий большое количество информационных сервисов и предоставляющий доступ к сведениям, относящимся к производственным процессам компании. Кроме классических функций по предоставлению справочных данных о работниках и структуре компании, портал служит для объединения со специальными информационными системами и сервисами, системами финансового и бухгалтерского учета, управления проектами, файловыми ресурсами, форумами и пр. Что же даст интеграция функций социальной сети с корпоративным порталом?

Термины и определения

Для дальнейшего понимания добавим несколько сокращений и определений:

КСС - корпоративная социальная сеть, аналог привычной многим социальной сети с ее функционалом, но созданная для удовлетворения бизнес-потребностей. Это профессиональная социальная сеть, решающая задачи организации и сопровождения деятельности компании.

Рабочая страница в КСС - аналог личной страницы в социальной сети по функционалу, ее основным назначением становится обеспечение работника удобным и единым инструментом для выполнения его должностных обязанностей. Это своего рода единое автоматизированное рабочее место по должностной функции. В большинстве случаев рабочая страница является персональной, но при необходимости может быть обезличена для некоторых должностей, например рабочая страница «дежурный по инженерному обеспечению». Она имеет функцию замещения, когда в период отсутствия сотрудника рабочая страница целиком или некоторые ее функции передаются другим специалистам или на другие рабочие страницы.

Функционал рабочей страницы - набор правил отображения подписок на новости, участие в группах и прочие функции, соответствующие должностной обязанности. Так, функционал рабочей страницы технолога службы релейной защиты и автоматики включает ссылки на все программные комплексы, используемые работником, уведомления от этих комплексов, уведомления от планировщиков, указывающих на необходимость выполнения регламентных действий, подписку о приходящих заявках, осциллограммах, запросах от других структурных подразделений, изменения в регламентах и пр.

Владелец рабочей страницы - сотрудник, выполняющий должностные обязанности, соответствующие функционалу данной рабочей страницы.

Выгодный тандем

Итак, вернемся к преимуществам интеграции КСС и портала. Работники компании смогут иметь свой профиль, который функционально отличается от профиля в социальной сети и содержит кроме личной информации (фотографии, хобби) дополнительные профессиональные сведения - должность, размещение, телефон, компетенции и основные должностные обязанности. Это поможет наладить неформальное общение между коллегами и будет способствовать укреплению корпоративного духа, позволит сократить временные затраты при решении деловых вопросов, согласование действий и поиск нужных компетенций.

Каждый сотрудник в соответствии со своими должностными обязанностями имеет набор настроенных представлений, уведомлений и фильтров и своевременно получает необходимую производственную информацию, приказы и положения, уведомления о наступлении плановых мероприятий, а также дополнительные сведения, например о днях рождениях коллег. Далее, выполняя интеграцию функций социальной сети с системой электронного документооборота и обеспечения управления, процесс выдачи поручений и согласования документов упрощается. Включив функцию календарного планирования в эти системы, можно не бояться, что какое-то поручение будет забыто.

Корпоративная социальная сеть полностью берет на себя функцию внутреннего общения и заменяет электронную почту, расширяя ее функции. Создание конференций, чата, комментирования и заметок во взаимосвязи с функциями делопроизводства, организации поручений и календарного планирования деятельности делают информацию о деловых процессах более доступной, наглядной и прозрачной, а сами процессы - контролируемыми. Что еще можно реализовать с помощью внедрения социальной сети? Сопровождение практически всех деловых процессов компании, развитие корпоративного духа коллектива, сокращение слабых мест в организации деятельности в случае отсутствия или недостаточной компетенции работников, внедрение новых автоматизированных систем и деловых процессов, подготовку новых работников, формирование системы мотивации, устранение возникающих конфликтных ситуаций внутри организации и пр. Рассмотрим некоторые вопросы подробнее.

Идущие вместе

Какую пользу можно получить от внедрения корпоративной социальной сети? Если отвечать кратко, то это создание банка знаний компании, мозгового центра с налаженными семантическими связями между деловыми процессами. Это удобная организация рабочего места, где все находится под рукой, как у дирижера, где создано единое информационное пространство для каждого рабочего места и где различные сервисы интегрированы в одной информационной среде для выполнения должностных обязанностей. Это и возможность направить потребности человека в виртуальном общении для решения задач компании. Это и удобная организация выполнения поручений, контроля за поручениями, заданиями, возможности коммуникации и обратной связи. Это и служба поддержки пользователей, максимально приближенная к их проблемам или потребностям.

Подписка, доска объявлений, уведомления и специализированная лента новостей, как аналогичные сервисы социальных сетей, помогут в повседневной деятельности любого работника. Так, материально-ответственное лицо и другие сотрудники, связанные с поставкой оборудования, получат уведомление на своей «стене» о том, что договор заключен и отгрузка товара начата. А лицам, участвующим в рассмотрении заявок, поступят уведомления о том, что пришла еще одна заявка для рассмотрения.

Группы в социальной сети находят свое применение и объединяют работников, вовлеченных в общее дело. Например в ситуации с автоматизацией производственных задач, понятно, что в организации существует множество деловых процессов, находящихся на разной стадии автоматизации. В этих взаимоотношениях есть заказчик проекта (технологические подразделения, финансово-хозяйственных блок и пр.), который имеет свои потребности, и есть исполнитель проекта (собственный разработчик или ИТ-куратор при выполнении автоматизации третьими лицами). Для каждого делового процесса создается группа в соответствующей категории и с соответствующими тэгами, в эту группу включаются участники, определяются их роли и обязанности.

Для внешних клиентов компании, контрагентов, государственных и контролирующих субъектов ситуация аналогична. Скажем, по действующим или планируемым договорам оказания услуг и поставки товаров ведется деловая переписка и согласование документов. Для контрагента организуется доступ в специализированный раздел КСС (или настраивается шлюз электронной почты для конкретного контрагента по его электронному адресу так, что письма от него попадают на рабочие страницы заинтересованных лиц в КСС). Государственные и прочие субъекты, контролирующие органы, с которыми ведется обмен информации, тоже получают свой доступ к ресурсам корпоративной сети.

Точное определение целевой аудитории для решения всего многообразия задач компании позволит структурировать и упорядочить деятельность, сделать так, чтобы только необходимая информация была под рукой, а нужные данные могли быть найдены простыми и доступными действиями.

Такой инструмент, как форум или группой чат, будет полезен во время активной фазы внедрения какого-либо проекта или, например, при проведении опытной эксплуатации некоторой системы, при разрешении ситуации по договору технической поддержки или при оказании методической и консультационной помощи вышестоящим филиалом.

Уведомления, лента новостей, доска объявлений на рабочей странице в сети - дайджест деловой информации о той предметной области, на которую подписан владелец страницы. КСС подскажет, что нужно сделать и как решить производственную задачу, даже если работник отсутствует.

Кадры в сети

Какие возможности предоставляет система в плане управления персоналом? Рабочая страница каждого сотрудника содержит информацию об их компетенциях и должностных обязанностях, заданную ключевыми словами, тэгами или произвольным описанием. Организация доступа HR-персонала к таким сведениям позволит предложить возможные изменения в кадровом составе в случае образования вакансии. Подготовка персонала, стажировка, проведение обучения и обмен опытом по должностям выполняется значительно быстрее. Кадровые вопросы можно решать удаленно, с помощью средств телекоммуникаций.

Классический менеджмент много говорит о горизонтальных и вертикальных связях в структуре управления, но КСС создаст структуру взаимоотношений, основанную на процессах, добавив легкую организацию рабочих групп, диагональные связи между подразделениями и матричные структуры управления. Сеть сможет взять на себя любой процесс, начиная от рабочей группы внедрения сложных комплексов по стандартам PJM и заканчивая согласованием времени работы комиссии по проведению инвентаризации материальных активов.

На рабочей странице можно поместить закладки на тематические ссылки для однотипных функциональных обязанностей, в частности, ссылки на сайты региональных и федеральных энергетических компаний, сайты нормативной документации по проектированию зданий, сайты компаний по договорам технической поддержки средств вычислительной техники.

К привычному способу общения по электронной почте добавятся комментарии к сообщениям, создание поручений из сообщений, календарное планирование на основе сообщений, связь и группировка сообщений по темам, выставление тэгов и ключевых слов. Это позволит не только легко организовать исполнение поручения, но и собрать вместе все источники информации по любой задаче или процессу, найти его в будущем и восстановить полную картину происходящего.

Что видит президент компании, председатель правления, генеральный директор, заместитель директора компании? Производственные показатели, финансовые отчеты, сводки по нарушениям, исполнение поручений и групповые KPI - в соответствии с тем, как настроены фильтры и какая выбрана агрегация.

Что дальше? Возможно, отраслевая корпоративная социальная сеть, объединяющая субъектов энергетики, контролирующие органы и государственные структуры. Или государственная социальная сеть, если государственная реформа в сфере информационных технологий увидит целесообразность создания своей собственной корпоративной социальной сети.

Проблемы при внедрении

Несмотря на стремительный рост популярности решений корпоративных социальных сетей, крупные распределенные компании сталкиваются с трудностями при внедрении КСС. Почему, хотя количество инсталляций за границей растет в геометрической прогрессии, российские компании не спешат с выбором решения для корпоративной сети? Какие трудности возникают у компаний? Каковы способы разрешения подобных конфликтов?

С точки зрения технологии, внедрение КСС затрагивает практически все деловые процессы компании, и, как следствие, это долгосрочный проект со сложным техническим заданием и высокой стоимостью. Многие вендоры решений SaaS и КСС понимают это и предлагают бесплатные версии, одни путем ограничения функционала, другие - ограничением количества лицензий. Нам остается выделить филиал или бизнес-направление для использования в качестве «пилотного» проекта.

Вызывает сомнения экономическая эффективность от внедрения сети поскольку представляется достаточно сложным подсчитать ROI. В таком случае для анализа эффективности нужно включить в состав КСС инструменты статистики и KPI, например, для оценки стоимости операций, времени на проведение процесса, отсутствие переделок и пр.

Препятствием для внедрения может быть психологическое неприятие КСС топ-менеджментом, в основе которого лежит нежелание высшего руководства компаний лично использовать эту технологию и быть как бы наравне со всеми работниками. Некоторые разработчики учитывают данный факт и специально предлагают социальные инструменты для топ-менеджмента. Например, собирать круглые столы с участием руководителей, где каждый участник социальной сети может подготовить свой вопрос, а руководитель дать ответ в режиме конференции на вопросы, требующие внимания с его точки зрения. Очень похоже на интернет-конференции, которые устраивает Президент России перед журналистами.

Руководители компании склонны считать, что продвинутые решения нужны только ИТ-ориентированным компаниям, а рядовые работники полагают, что это очередная информационная система, которая никому не нужна. Но практика показывает, что многочисленные зарубежные компании, не связанные с информационными технологиями, успешно использую в своей повседневной работе КСС.

Также негативное отношение к социальным сетям складывается из определенного стереотипа о бесполезности социальной сети для бизнеса. На практике же оказывается, что работники всегда остаются на связи и вовлечены в процесс в любое время, а недостаточная информированность сотрудников увеличивает сроки решения задач и ведет к упущенной выгоде.

В обычных социальных сетях практически нет модерации, участники сети позволяют себе любые высказывания, что недопустимо в корпоративной среде. На самом деле, если компания имеет свою корпоративную культуру, то в корпоративной сети не будет никаких нарушений этой культуры, и если переписка работника начнет терять деловой характер, всегда есть коллеги или непосредственный руководитель, которые вмешаются и восстановят нормальное течение диалога.

Службы информационной безопасности скажут, что социальная сеть содержит огромное количество сведений, доступных всем. Но если определить политику безопасности для КСС, то подобный вопрос реализуется не сложнее, чем ограничение к любым другим информационным ресурсам. А согласование и контроль над доступом к информации останется в руках служб информационной безопасности.

Большинство из имеющихся КСС предлагают разнообразные способы для мотивации работников, оценки их вклада в процесс и формирования компенсации за работу. Учитывая, что сеть может реализовать функции электронного документооборота, возникает вопрос юридической силы действий в сети, скажем, таких как, фиксация фактов ознакомления с деловой документацией и правомерность применения методов оценки мотивации в корпоративной сети. Данная проблема технически решается применением средств ЭЦП, а организационно - разработкой локальных нормативных актов, устанавливающих равнозначность виртуальных действий в КСС с реальными действиями.

Подводя итог, можно сказать, что если социальные сети эффективно решили проблему общения людей в большинстве стран, то корпоративные социальные сети смогут сделать эффективным корпоративное общение. Зачастую, чтобы чего-то добиться, достаточно лишь использовать возможности. Возможности социальных сетей нам известны - нужно взять их на вооружение и применять для достижения целей организации, компании или органов власти.

Корпоративная социальная сеть — все чаще можно услышать об этой новинке на рынке бизнес-инструментов. Если раньше коллеги преимущественно вели деловую переписку по электронной почте, в корпоративном портале или в мессенджерах для командной работы, то сейчас делают это при помощи корпоративной социальной сети (КСС). Как понять, что это полезный именно для вашей компании инструмент и каких результатов ждать от внедрения КСС? Об этом нам рассказал Дмитрий Бенц, основатель корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS .

Нужность социальных сетей не надо никому разжевывать: если мы хотим связаться с одноклассником, другом или новым коллегой, то найдем его «ВКонтакте» или в Facebook. В соцсетях хранятся контакты, которые мы накопили в течение жизни, а также вся виртуальная активность: посещенные мероприятия, оставленные отзывы, важные моменты в жизни. Казалось бы, идеальная среда для общения и налаживания связей - бери и пользуйся! Но не все так просто. Вышеупомянутые популярные соцсети по ряду причин не предназначены для использования внутри компаний. Вместо этого организации внедряют закрытые аналоги - социальные сети для бизнеса. Зачем?

Во-первых, для удобства: в КСС нет случайных людей, там собраны контакты всех действующих сотрудников. Если человек покидает компанию, то он теряет доступ к корпоративной соцсети и размещенной внутри информации. Это обоснованный шаг, потому что внутри КСС могут обсуждаться самые разные темы и по большей части конфиденциальные.
Во-вторых, для безопасности. Этот пункт логически вытекает из первого, поскольку в организации всегда есть вопросы, составляющие коммерческую тайну: организационная структура, плановая выручка, информация по клиентам. Размещать такие данные в веб-пространстве можно только при гарантии защищенности и подконтрольности компании.

Во многих организациях есть корпоративные порталы, решения для совместного контроля и учета задач, почта в конце концов. Тем не менее КСС стала востребованным продуктом. Почему?

Это объясняется прежде всего тем, что есть два типа инструментов: предназначенные для решения исключительно рабочих вопросов (учет времени, постановка задач, отслеживание воронки продаж) и помогающие выстроить коммуникации между сотрудниками. Нет нужды объяснять, что мотивированная и сплоченная команда работает эффективнее. Корпоративная социальная сеть решает как раз задачу объединения организации, служит информационным центром и позволяет каждому работнику ощутить свою значимость и полезность для фирмы.

Как понять, что компании нужна КСС?

Коммуникации носят «рваный» характер: важная информация не доходит до нужных сотрудников или вовсе теряется;
Внутри команды нет мотивации, сплоченности. Каждый по отдельности - хороший специалист, но работает сам по себе, не видя общей картины;
Сотрудники боятся проявить инициативу, поэтому руководство полагает, что у работников нет идей;
Сотрудники с недоверием встречают решения руководства и настороженно относятся к мероприятиям, которые предлагает топ-менеджмент, так как думают, что они носят «протокольный» характер;
Лучшие кадры уходят, в организации высокая текучесть, персонал часто меняется. У сотрудников низкая лояльность к компании;
Филиалы находятся в информационной изоляции и не знают о происходящем в центральном офисе;
Большую часть новостей сотрудники узнают по слухам или из групп в соцсетях;
Негатив не находит выхода и выливается в социальные сети;
Сотрудники относятся к корпоративным ценностям с пренебрежением, для них это «красивые фразы», которые ничего не значат.

Все перечисленные проблемы связаны с внутренними коммуникациями. Почему же некоторые компании смотрят с недоверием на корпоративные социальные сети? Кому-то КСС кажется утопической идеей. Как же так, сотрудники будут общаться друг с другом в социальной сети в рабочее время! Конечно, внутренняя социальная сеть - довольно прогрессивный бизнес-инструмент и не все организации принимают открытый подход к выстраиванию коммуникаций внутри фирмы. Но неверно думать, что КСС может превратиться в «виртуальную курилку» или повредить рабочим процессам. Мировой опыт свидетельствует, что корпоративные социальные сети способны не только укрепить связи между коллегами, но и наладить общение по производственным темам. Например, по расчетам крупной медицинской компании Humana, результатом внедрения КСС стало повышение эффективности коммуникации: 70% времени сотрудники тратят на решение рабочих вопросов, а не на личные обсуждения.

Шаг 1: Определиться с целью внедрения.

Вот некоторые задачи, которые решает корпоративная социальная сеть, и чем она может быть полезна руководству:

Рост и развитие кадров

Сотрудники приходят в компанию, потому что разделяют ее ценности и идеи, а также потому что видят для себя возможности личностного и профессионального роста. В этом случае КСС служит инструментом повышения квалификации: коллеги общаются друг с другом неформально, могут напрямую задать вопрос эксперту внутри компании или поучиться у более опытного коллеги. В результате профессионализм работников растет, что прямо влияет на финансовые результаты фирмы, а также положительным образом сказывается на лояльности сотрудников.

Сокращение текучести

Увы, распространенная ситуация: новый специалист устроился на работу, но ушел в период испытательного срока или вскоре после него. В крупной компании HR-менеджер не всегда справляется с помощью в адаптации всем «новичкам», и эта задача ложится на плечи линейных руководителей, которые, как правило, достаточно заняты, чтобы взваливать на себя менторскую деятельность. Часто люди не задерживаются на месте просто потому, что не смогли погрузиться до конца в рабочие процессы, ощутить свою ценность для компании и влиться в коллектив. КСС помогает наладить процесс адаптации сотрудников и освобождает время директора по персоналу, чтобы он мог направить все силы на решение других задач.

Снижение риска утечки данных

Здесь речь идет как о риске попадания конфиденциальной информации в Сеть просто по глупости (например, сотрудник что-то не то опубликовал в Facebook), так и о той ситуации, когда коллегам негде обсудить корпоративные новости. Есть перечень сведений, которые потенциально могут навредить компании и повлечь за собой убытки, если окажутся известны поставщикам или заказчикам. Это и стадии сделок, и информация о суммах контакта или внутренние конфликты и связанный с этим негатив.

Другой момент: во внутренних коммуникациях очень важно, чтобы топ-менеджмент мог говорить с сотрудниками открыто и доверительно - на равных. И для этого подходит только тот канал связи, который закрыт от посторонних глаз и ушей. Например, антикризисные меры (объяснение массовых сокращений, скандалы в прессе) должны проводиться на изолированной, защищенной площадке.

Шаг 2: Обосновать для сотрудников практическую значимость внедрения.

Каждый HR-директор или специалист по внутренним коммуникациям сталкивался с ситуацией, когда руководство требует при запуске проекта просчета плановых показателей и результата от внедрения. Но почему-то мало кто задумывается о том, что сотрудникам тоже нужно объяснить значимость и пользу от нового инструмента. В противном случае получится ситуация, когда «верхи» приняли решение, отчитались, но цели так и остались выведенными на бумаге, так как «низы» не понимают, в чем смысл использовать еще одно бизнес-решение. Какую пользу несет КСС для рядовых сотрудников?

Быстрое решение вопросов

Затянутые согласования, бюрократия, сложности с поиском ключевого сотрудника - все это вредит работе. В КСС сотрудник находит контакт коллеги за пару кликов и тем самым значительно упрощает процесс решения вопросов. Кроме того, внутри корпоративной сети можно вести групповые обсуждения по проектам, высказывать конструктивную критику, помогать советом и накапливать опыт.

Удобный доступ к данным

Безусловно, для хранения официальной документации - образцы заявлений и форм, распоряжения, бланки - больше подходит корпоративный портал. Однако в любой организации есть пласт информации, которая носит неофициальный характер и зачастую гораздо полезнее в работе: успешные кейсы, опыт коллег и предшественников, полезные контакты. В корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS есть даже возможность хранить базы данных с геопривязкой, чтобы можно было в любой момент открыть карту и посмотреть с телефона, где находится филиал компании, проверенная типография, место проведения выставки, кросс-маркетинговое мероприятие или адрес клиента. Исходя из личного опыта, скажу, что это гораздо удобнее, чем искать нужные данные среди файлов и exсel-табличек других сотрудников.

Снижение уровня стресса

Низкая эффективность - это проблема не только конкретного человека, но компании в целом. Всем нужно время от времени переключаться, и КСС подходит для этой цели как нельзя лучше: с одной стороны, у каждого сотрудника появляется возможность обсудить личный вопрос, прочитать новость об успехах компании, купить товар у коллеги или найти единомышленника для похода на футбол, а с другой, работники все больше вовлекаются в корпоративную среду.

Итог

Корпоративная социальная сеть - это технологичное решение, помогающее бизнесу в решении повседневных задач, а также работающее на укрепление связей внутри команды. О пользе внедрения КСС можно судить по опыту компаний, где это решение уже используется. Также стоит учитывать тенденции рынка: бизнес-решения становятся проще в использовании, мобильнее, что в лучшую сторону влияет на рабочий процесс и позволяет сделать коммуникации внутри компании крепкими, прозрачными и более эффективными.

Дмитрий Бенц Oснователь корпоративной социальной сети Loqui Businessr