В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.
Значение отдела кадров
Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.
В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.
Численность кадровых работников
Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.
В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист - инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.
Специалисты службы
Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.
На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:
- специалист по делопроизводству;
- специалист по трудовому праву;
- специалист по подбору персонала;
- менеджер по развитию и обучению,
- тренер, или тренинг-менеджер;
- менеджер по льготам и компенсациям;
- менеджер по корпоративным мероприятиям.
В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников - это должностные обязанности инспектора по кадрам.
Требования к кадровику
Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.
Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).
Инспектор по кадрам: обязанности
Итак, функции данного специалиста следующие:
- ведение учета личного состава предприятия;
- оформление различных кадровых операций (приема, перевода, увольнения);
- оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение изменений в них;
- учет, хранение и заполнение трудовых книжек;
- учет трудового стажа;
- оформление справок о трудовой деятельности работников (прошлой и настоящей);
- оформление карточек пенсионного страхования и других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, компенсаций и льгот;
- учет предоставления отпусков, осуществление контроля над тем, как составляются и соблюдаются графики отпусков.
Подбор персонала
Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.
Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.
Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам
Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:
- подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
- подготовку документов к сдаче в архив;
- контроль за трудовой дисциплиной;
- организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
- организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
- разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
- оформление служебных удостоверений и их выдачу;
- формирование и эффективное использование кадрового резерва.
Воинский учет
Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.
В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.
Работа кадровиков в условиях кризиса
В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.
Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!
Необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.
Что такое учет кадров и для чего он нужен?
Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.
Кадровая деятельность подразумевает оформление:
- приема сотрудников;
- увольнения;
- горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
- командировок;
- больничных листов;
- табеля рабочего времени;
- отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
- личных карточек на каждого сотрудника и т. д.
А также к учету кадров относится:
- ведение воинского учета;
- регламентация трудовых отношений;
- создание и регистрация различных (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
- организация труда и другие моменты.
Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.
Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.
Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?
Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:
Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу
А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.
Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.
Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.
Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.
Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю
Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.
Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.
Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации
Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.
Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.
Должностные функции кадрового работника
На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:
Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.
Кадровый учет: какие документы необходимы?
В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:
- распорядительные (приказы личные и производственные);
- подтверждающие трудовую деятельность;
- информационно-расчетные;
- внутренняя переписка;
- журналы контроля и регистрации.
Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:
- статьей или разделом Трудового кодекса;
- постановлением Госкомстата;
- Федеральным Законом и другими положениями.
Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.
Организация учета кадров: как вести, с чего начать?
Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.
Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.
Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать . Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).
Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для .
Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой
Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.
При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:
- показатель текучести кадров;
- статистика по персоналу;
- движение работников и т. п.
Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.
Заключение
Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:
- Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
- Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
- Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
- Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
- Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.
Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.
Вконтакте
1. Общие положения
1.1. Инспектор отдела кадров относится к категории специалистов.
1.2. Требования к квалификации:
Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
1.3. Инспектор отдела кадров должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
- трудовое законодательство;
- структуру и штаты предприятия;
- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
- основы делопроизводства;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Назначение на должность инспектора отдела кадров и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.
1.5. Инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.6. Инспектору отдела кадров для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов Общества по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
1.7. На время отсутствия инспектора отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Инспектор отдела кадров:
2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
2.3. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
2.4. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
2.5. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
2.6. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
2.7. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
2.9. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
2.10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
2.11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
2.12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
2.13. Составляет установленную отчетность.
3. Права
Инспектор отдела кадров имеет право:
3.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.
3.2. Принимать меры при обнаружении дисциплинарных нарушений работников предприятия и докладывать об этих нарушениях руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.
3.3. По согласованию с руководителем предприятия привлекать экспертов и специалистов в области трудовых отношений для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
3.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Инструкцией обязанностями.
3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Инспектор отдела несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Приобрести книги по кадровому делопроизводству
| Настольная книга кадровика (книга + дискM)
В настоящем издании приведены практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. Материал четко систематизирован и содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов.
|
|
Автор подробно разъясняет, что собой представляет трудовая инспекция и каковы пределы ее полномочий, как проводятся проверки соблюдения трудового законодательства и чем они могут закончиться, какие нарушения могут привести к наложению штрафа, а какие повлекут за собой дисквалификацию руководителя организации. В книге приведены практические рекомендации для работодателей-организаций и индивидуальных предпринимателей, которые помогут избежать претензий трудовых инспекторов. При подготовке книги учтены все последние изменения законодательства.
|
|
В сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с квалификационными характеристиками, содержащимися в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, а также в соответствии с другими нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям).
|
Федотов Александр, независимый эксперт, Москва
Пособие кадровику. Текущая работа.
Что нужно знать, чем заниматься и как развиваться.
Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.
1.1. Задачи специалиста КС.
1.2. Введение в работу кадровика.
1.3. Освоение обязанностей кадровика.
1.4. Работа по содержанию.
Гл.2. Профессионализация кадровика.
Пособие ориентировано как на новичка, так и на уже освоившегося работника кадровой службы (КС). При этом, рассматривается текущая работа, включая прием и увольнение, задачи специалиста КС, необходимые знания кадрового делопроизводства (КДП), номенклатура дел, штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовое законодательство, трудовые договоры, локальные нормативные документы и практика массового отбора кадров. Вопрос индивидуального отбора остается отдельным. Цель - выход на профессиональный уровень работы.
Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.
Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.
1.1. Задачи специалиста КС.
- Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
- Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
- Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
- Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
- Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
- Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
- Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
- Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.
1.2. Введение в работу кадровика.
Первые шаги.
С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа (показатели эффективности работы кадровика) это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.
Важно помнить, что Вы - на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.
Для начала необходимо следующее:
- выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 - 84 ТК РФ.
- ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
- оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
- иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)
При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.
При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.
Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.
Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.
Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 - 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 - 20 ТК.
Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.
Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика ». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).
При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика ».
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).
Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.
Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.
1.3. Освоение обязанностей кадровика.
Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.
- Освоить программу 1С - прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один - для него, а другой - в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
- Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика ».
Вам придется:
- выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
- собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.
Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.
1.4. Работа по содержанию.
Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.
- Штатное расписание - основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
- Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.
Гл. 2. Профессионализация кадровика.
Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.
Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего - только конкретные действия при отсутствии общего видения.
На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.
Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.
Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.
Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров - интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.
В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.
Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет . Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1?
Какие нормативные акты должен знать кадровик
В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Ро-скомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.
Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.
– правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);
– штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6);
– график отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ).
Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62).
Документы в тему
Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа
| Сфера регулирования | Наименование нормативного акта |
| Общие вопросы трудового права | |
| Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник | Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ) |
| Кадровое делопроизводство | |
| Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.) | Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. |
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом) |
|
| ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст | |
| Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек | Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 |
| Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | |
| Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов | Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации |
| Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558 | |
Больничные листы |
|
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска | Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» |
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» |
|
| Персональные данные | |
Работа с персональными данными работников организации | Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" |
| Воинский учет | |
| Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета | Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» |
| Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 | |
| Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г. | |
| Взаимодействие с ПФР | |
| Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников | Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» |
| Взаимодействие с ФМС России | |
| Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами | Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» |
| Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» | |
| Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. | |
| Проверки | |
| Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов | Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.
Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец на стр. 64). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).
С чего начать аудит локальных актов компании
Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.
Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.
В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ).
В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации.
Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.
Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс» (г. Одинцово Московской обл.):
– Основополагающим документом в работе любой кадровой службы является Трудовой кодекс РФ. С учетом специфики деятельности организации от кадровика может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.
Мария МАСЮТИНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР» (Москва):
– Кадровику необходимо ознакомиться с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся шаблоны форм большинства первичных кадровых документов, которые пригодятся для оформления приказов, штатного расписания и др.
Наталья РЫЖКОВА, менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing (Москва):
– Таким локальным актам, как Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, Положение о персональных данных, Положение о премировании (в тех случаях, если в организации существует система мотивации), присущи все признаки нормативных правовых актов. Их наличие в организации и знание обязательно.
Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:
– При аудите локальных актов обратите внимание на соответствие их положений действующему трудовому законодательству. Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом. Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из до-кумента работодателя.