I. Общие положения
1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Архивариус должен знать:
4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
4.7. Структуру предприятия.
4.8. основы организации труда.
4.9. Правила эксплуатации технических средств.
4.10. Законодательство о труде.
4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением об архиве.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности
1. Основными задачами архивариуса являются:
1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
1.2. Создание справочного аппарата к ним.
1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
III. Права
Архивариус имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Профессия архивариуса подразумевает умение работать с огромными объемами информации. Вне зависимости от предприятия, работник осуществляет сортировку, хранение и учет документации поступающей в архив. Также, архивист должен обеспечивать своевременную выдачу необходимых документов, подготовку отчетов.
Общие положения должностной инструкции архивариуса заключаются в подчинении вышестоящему руководству, исполнению своих должностных обязанностей. В случае, если специалист будет отсутствовать, он должен заранее уведомить начальство. В своей профессиональной деятельности, архивист должен руководствоваться законодательными актами Российской Федерации, приказами и материалами руководителей учреждения.
Должностные обязанности архивариуса
Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.
Так как архивист - это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.
Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.
Основные функции архивариуса
Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:
- пожар;
- землетрясение;
- химические повреждения.
В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.
Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность - они подлежат утилизации.
Как происходит назначение архивариуса на должность
В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.
В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.
Права архивариуса
Права архивариуса в основном заключаются в модернизации его рабочего процесса. Специалист имеет право запрашивать при необходимости документы, материалы, нужную информацию у вышестоящего руководства.
Если у работнику архива необходимо содействие в выполнении своих должностных обязательств, он имеет право обратиться к представителю руководства за помощью. Также, он может запросить помощь в случае экстренных ситуаций, которые произошли не по вине архивиста.
В случаях, когда работник не имеет профильного образования, но уже некоторое время проработал в организации, он имеет право на повышение квалификации, специальные курсы.
Сотрудник имеет право быть в курсе предстоящих изменений, проектов руководства, которые целиком или частично затрагивают его профессиональную деятельность.
Ответственность
Архивариус может понести ответственность, прежде всего за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. Перечень этих обязанностей указан как в типовой должностной инструкции архивиста, так и в трудовом законодательстве Российской Федерации. Также, работник архива может понести уголовную ответственность в рамках осуществленных нарушений в процессе трудовой деятельности.
Хоть и не во всех организациях архивист является материально ответственным лицом, в некоторых случаях он может понести ответственность за причинение материального ущерба. Это возможно, если ущерб был причинен компании из-за некомпетентных действий специалиста, или же в случае умышленного нанесения вреда.
Должностные инструкции
Открыть в формате WORD
I. Общие положения
1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Архивариус должен знать:
4.7. Структуру предприятия.
4.8. основы организации труда.
4.10. Законодательство о труде.
5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением об архиве.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
1. Основными задачами архивариуса являются:
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
III. Права
Архивариус имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностные обязанности архивариуса
Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.
Места работы
Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.
История профессии
Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.
Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.
Обязанности архивариуса
Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):
- Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
- Прием и внесение в архив входящей документации.
- Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
- Подготовка отчетности по документообороту в архиве.
Иногда функции архивариуса включают в себя:
- Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
- Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.
Требования к архивариусу
Основные требования к архивариусу (архивисту):
- Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
- Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
- Навыки работы с офисной техникой.
- Умение работать с большими объемами информации.
- Высшее образование.
- Грамотная устная и письменная речь.
Образец резюме архивариуса
Образец резюме
Как стать архивариусом
Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).
Зарплата архивариуса
Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.
УТВЕРЖДАЮ Руководитель «________________» _______________ (_____________) (подпись) (Ф.И.О.) «__»________ ___ г. М.П.
___________________________ (наименование организации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса «____________» (далее — «Организация»).
1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.
1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Архивариус должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в Организации;
— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
— порядок ведения учета и составления отчетности;
— структуру Организации;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации технических средств;
— основы трудового законодательства;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:
2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.
2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списания и уничтожения материалов, сроки хранения которых истекли.
2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов
Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
3. ПРАВА
3.1. Архивариус имеет право:
3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.
3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.
3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Архивариус несет ответственность за:
4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.
4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ И ОЦЕНКА РАБОТЫ
5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Оценка работы архивариуса:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения архивариусом трудовых функций;
— ____________________________________________________________________. (указать порядок и основания для иных видов оценки работы)
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
__________________________ _____________ _______________________ (должность лица, (подпись) (Ф.И.О.) составившего инструкцию) «__»________ ___ г. __________________________ ____________ _______________________ (должность (подпись) (Ф.И.О.) непосредственного руководителя) «__»________ ___ г. СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт _________________ _______________________ (подпись) (Ф.И.О.) «__»________ ___ г. С инструкцией ознакомлен ___________________ _____________________ (подпись работника) (Ф.И.О.) «__»________ ___ г.
Комментарии:
При составлении резюме по специальности архивариуса — необходимо указать весь существующий опыт работы по специальности, квалификацию, занимаемую должность. Специалист – архивариус должен владеть качественно, осуществлять работу по ведению архивного дела на любом предприятии. Он должен обеспечить сохранность документов, которые поступили в архив. Должна проводиться своевременная регистрация поступивших на хранение документов. Специалист может принимать участие в разработке номенклатурных дел, проверять правильность формирования и оформления их при передаче в архив.
Должностная инструкция архивариуса — образец
Должна проводиться нумерация или шифровка с соответствием действующих норм.
Требования к архивариусу
Основные требования работодателей:
- Знание нормативно правовых актов, положений и других материалов связанных со специальностью.
- Осуществлять порядок приема и сдачи документов в архив, правильное хранение и пользование им.
- Знать обязан основы организации труда и правила эксплуатации предприятий.
- Специалист должен правильно использовать и комплектовать документы, которые принимаются в архив.
- Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение.
- возможно участие в работе по экспертизе научной ценности архивных документов.
- Знание трудового законодательства.
- Порядок учета и формирование отчетности.
- Методы работы с офисной техникой на продвинутом уровне.
- Навыки работы с большим объемом работ.
Дополнительная информация о соискателе
Перед тем как подать резюме детально ознакомьтесь с требованиями работодателя. Детально опишите о умениях, увлечениях, личных качествах, которые могут быть интересны работодателю. Не стесняйтесь, резюме – это детальное описание навыков.
Скачать образец резюме архивариуса
Главная / Должностные инструкции
Должностная инструкция архивариуса
Скачать должностную
инструкцию архивариуса (.doc, 86КБ)
I. Общие положения
- Архивариус относится к категории технических специалистов.
- На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
- Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
- Архивариус должен знать:
- 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
- 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
- 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
- 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
- 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
- 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
- 4.7. Структуру предприятия.
- 4.8. Основы организации труда.
- 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
- 4.10.
Должностная инструкция архивариуса
Законодательство о труде.
- 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
- Архивариус в своей деятельности руководствуется:
- 5.1. Положением об архиве.
- 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
- Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
- На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II.
Должностные обязанности
- Основными задачами архивариуса являются:
- 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
- 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
- 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
- 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
- Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
- 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
- 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
- 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
- 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
- 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
- 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
- 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
- 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
- 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
- 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
- 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
- 2.12.
Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
III. Права
Архивариус имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция архивариуса упорядочивает трудовые взаимоотношения. Документ определяет правила подчинения сотрудника, порядок занятия и освобождения его от должности, требования к опыту, образованию, функциональные обязанности, права, виды ответственности.
Используйте представленную ниже типовую форму при разработке должностной инструкции архивариуса предприятия.
І. Общие положения
1. Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».
2. Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.
3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.
4. Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.
5. В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.
6. Архивариус должен знать:
- правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
- единую государственную систему делопроизводства;
- инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
- правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
- порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
- правила оформления актов об уничтожении документов;
- организационно-штатную структуру предприятия;
- нормы ведения учета и составления отчетности;
- правила обращения со средствами коммуникации;
- основные принципы организации труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- нормы делового общения, этики;
- законодательство о труде Российской Федерации;
- нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.
7. Архивариус руководствуется в своей деятельности:
- данной должностной инструкцией;
- Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
- законодательными актами РФ;
- приказами, распоряжениями руководства.
ІІ. Должностные обязанности архивариуса
Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:
1. Создает справочную систему документов.
Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.
3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.
5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.
6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.
7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.
8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.
9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.
10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.
11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.
12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.
13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.
14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.
15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.
16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.
17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.
18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.
19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.
ІІІ. Права
Архивариус имеет право:
1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.
2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.
3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.
4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.
5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.
6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.
7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.
8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.
9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.
10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.
11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.
12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.
ІV. Ответственность
Архивариус несет ответственность за:
1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.
5. Качество ведения отчетной документации.
6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.
7. Последствия самостоятельных действий и решений.
8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.
9. Нарушение норм этикета, делового общения.
10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.
В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
ФАЙЛЫ
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его трудовые права.
- Ответственность за нарушения.
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
- Особенности должностных взаимоотношений.
- Условия работы специалиста.
- Параметры, по которым оценивают результаты его работы.
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Общий раздел
Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:
- порядок его приема на работу и увольнения;
- порядок его временной замены;
- умения, которыми он должен обладать;
- квалификационные стандарты.
Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.
Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.
Обязанности
Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.
Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.
Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.
Права
Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.
Ответственность
Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.
Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.
В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.
Обязанности и задачи
Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:
- систематизация и отбор документации;
- принятие и обработка документов на хранение;
- составление справок на документы;
- передача документов в хранилище государственных органов;
- ведение делопроизводства организации;
- хранение документов до истечения их срока;
- контроль над использованием архивных материалов;
- составление и наполнение базы данных документации;
- учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
- размещение дел;
- контроль над состоянием документации;
- восстановление утраченных документов.
К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:
- участие в проведении экспертиз;
- соблюдение правил пожарной безопасности;
- выдача копий документов по поступающим запросам.
Основные положения инструкции
Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.
Архивист должен знать:
- положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
- структуру организации;
- порядок принятия и передачи документов на хранение;
- правила пользования документами;
- систему делопроизводства;
- нормативно-правовые акты об архивном деле;
- правила трудового распорядка;
- правила пользования техническими средствами;
- правила составления отчетов;
- трудовое законодательство;
- порядок составление актов уничтожения документации;
- правила составления описи;
- правила пожарной безопасности.
Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.
К ним относятся:
- ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
- запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
- запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
- сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
- представление интересов компании;
- не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
- подписание документации в пределах своих обязанностей;
- поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.
За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации . За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.
Ответственность может наступить за:
- некачественное исполнение своих обязанностей;
- разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
- разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
- нарушение внутреннего распорядка организации;
- нарушение делового этикета;
- разглашение конфиденциальной информации;
- нанесение предприятию ущерба;
- нарушение пожарной безопасности;
- направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
- нарушений положений и инструкций предприятия.
Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:
- соблюдение дисциплины на предприятии;
- качественное исполнение своей работы;
- своевременное исполнение обязанностей.
Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.
Требования к архивариусу. Что он должен знать?
Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство»
. Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:
- быть внимательным и педантичным;
- обладать усидчивостью и терпеливостью;
- быть ответственным и организованным;
- обладать дисциплинированностью и спокойствием;
- быть аккуратным и сосредоточенным;
- обладать тонкой ручной моторикой;
- обладать хорошими знаниями русского языка;
- иметь способность анализировать информацию.
И также архивист должен иметь хорошую память , обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.
Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:
- умение работать с организационной техникой;
- знание основ работы на компьютере;
- письменная и устная грамотная речь;
- знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
- умение работать с огромным потоком информации;
- опыт работы;
- в некоторых случаях возрастной ценз.
Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку , чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.
У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:
- болезни опорно-двигательного аппарата;
- нарушение зрения;
- нервные и психические заболевания;
- аллергия на пыль;
- наркотическая и алкогольная зависимость;
- заболевания слухового аппарата;
- заболевания, связанные с речью;
- потери сознания;
- эпилептические припадки;
- заболевания кожных покровов;
- судороги;
- нарушение координации движений;
- инфекционные болезни.
В каких компаниях нужен такой сотрудник
В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг
. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации
, карточек и историй болезни.
В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.
Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр , тем самым упрощает работу для себя и других работников.
Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.
Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.